Facturation et gestion en ligne
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Vous trouverez ci-dessous le résumé des dernières mises à jour de l'application.
Upgrade :
Mise à jour de PHPMailer vers la version 5.2.23.
L’appel à l’API Codabox se fait désormais à la V2
Debug:
Il n’était plus possible de recevoir une copie du message lors de l’envoi d’un document.
Il n’était plus possible d’éditer ou de supprimer une catégorie du CRM.
Il n’était plus possible d’éditer ou de supprimer une zone géographique du CRM.
Il n’était plus possible d’éditer ou de supprimer un rôle de contact du CRM.
Il n’était plus possible d’éditer ou de supprimer une origine du CRM.
Adaptations:
Contacts :
Adaptations des formulaires Contact entreprise et particulier :
Les coordonnées (adresse…) apparaissent désormais avant les informations légales et commerciales.
Le champs pays est maintenant en premier dans les coordonnées.
Il est ainsi plus facile d’encoder un client étranger (n° de TVA…) après avoir choisi le pays.
Ajout des informations de création et de mise à jour sur la ligne de détail d’un contact.
CRM :
Les relations commerciales sont maintenant affichées par ordre de date de mise à jour décroissant.
Ajout de filtres par origine et catégorie aux relations commerciales.
Ajout des infos de mise à jour sur la ligne de détail d’une relation.
Lors de l’ajout ou de l’édition d’un événement lié à une relation, celle-ci est automatiquement mise à jour afin que sa date de mise à jour corresponde à celle de création ou de modification de l’événement lié.
Lors de l’ajout d’un fichier lié à une relation ou à un événement de cette relation, celle-ci est automatiquement mise à jour afin que sa date de mise à jour corresponde à celle de téléchargement du fichier lié.
Ajout de la possibilité de lier des utilisateurs à une relation commerciale :
Lorsque la relation est créée ou mise à jour, les utilisateurs liés sont automatiquement avertis par e-mail.
Il est désormais possible d’ajouter des rappels aux relations commerciales :
Définition de la date, de l'heure et de l'objet du rappel.
Il est aussi possible d’envoyer une notification par e-mail au moment du rappel.
Remplacement de la page « Paiements » par la nouvelle page Banques :
Ajouts de droits propres à cette page :
Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent avoir ces droits.
Onglet « Comptes bancaires » :
Reprend la gestion des comptes en banques qui était auparavant dans Configuration et dans Paiements.
Ajout au formulaire des comptes bancaires d’un champ permettant de spécifier l’identification créancier pour les mandats de domiciliation SEPA liés à ce compte.
Onglet « Paiements reçus » :
Reprend les paiements reçus en attente d’affectation (auparavant « Paiements reçus en attente de validation de votre part » de la page Paiements).
Ajout de la possibilité d’affecter un paiement non matché à une facture ou un devis.
Onglet « Mandats de domiciliation SEPA » :
Reprend les mandats de domiciliation SEPA créés pour les clients.
Il est désormais possible de créer des mandats de domiciliation SEPA pour les clients finaux.
L’utilisateur peut ensuite les télécharger, les faire signer par son client et les transmettre à sa banque pour validation.
Ces mandats ne sont pas modifiables (référence unique communiquée à la banque).
En cas d’erreur, il faut donc recréer un nouveau mandat.
Il est aussi possible de stocker le PDF signé par le client dans les fichiers liés au mandat SEPA.
Onglet « Configuration » :
Inchangé.
Documents :
Ajout de la possibilité d’utiliser le nouveau standard européen SEPA pour la communication structurée des factures :
ISO 11649 - Creditor Reference (https://en.wikipedia.org/wiki/Creditor_Reference)
La communication structurée a la forme RF98 1234 5678 9012
Le choix entre la communication structurée belge et la communication SEPA se fait via la page Configuration, onglet Factures.
Le champ « Type de communication structurée à utiliser » a été ajouté.
Cette communication structurée est particulièrement recommandée pour les factures internationales.
Pour les factures des clients hors Belgique, c’est donc la communication structurée SEPA qui sera reprise.
Attention, la réconciliation automatique des paiements n’est pas encore activée avec les communications structurées SEPA.
Le système indiquera simplement s’il a trouvé des factures correspondantes.
Configuration:
Onglet « Apparence » :
Ajout d’une option permettant de spécifier l’ordre d’écriture du nom des clients particuliers :
Nom + prénom (défaut)
Prénom + nom
Suppression de l’onglet « Banques ».
Onglet « Factures » :
Ajout d’une option permettant de spécifier le type de communication structurée à utiliser :
Belge
SEPA
Debug:
Diverses corrections d’erreurs mineures.
Correction de l’exportation vers Winbooks :
Certains montants TVA étaient trop élevés de 0,01€.
Adaptations:
Configuration:
Onglet général :
Il est désormais possible de télécharger un fichier PDF des conditions générales de vente en néerlandais ou en anglais :
Si ce fichier est présent dans la langue du client, il sera joint à leurs documents.
Onglet Apparence :
Il est désormais possible de personnaliser l’apparence du titre des documents :
Taille
Couleur
Gras
Italique
Onglet E-mail
Ajout des champs suivants :
Adresse d’expédition FR
Nom d’expéditeur FR
Adresse d’expédition EN
Nom d’expéditeur EN
Adresse d’expédition NL
Nom d’expéditeur NL
Ces champs seront utilisés pour l’envoi des e-mails aux clients dans leur langue.
Signature e-mail :
Champ texte riche permettant d’indiquer une signature e-mail HTML qui sera jointe aux e-mails envoyés.
Module Documents :
Amélioration du formulaire d’envoi par e-mail des documents :
Agrandissement de la fenêtre de composition du message.
La signature HTML est désormais intégrée aux e-mails et a pour valeur par défaut la signature enregistrée dans l’onglet E-mail de la page Configuration en fonction de la langue du client.
Les adresses d’expéditeur et le nom de l’expéditeur sont modifiables et prennent pour valeur par défaut les informations enregistrées dans l’onglet E-mail de la page Configuration en fonction de la langue du client.
Lorsque l’on change la langue du document, les adresses d’expéditeur et le nom de l’expéditeur sont automatiquement modifiés et prennent pour valeur les informations enregistrées dans l’onglet E-mail de la page Configuration.
Module Paiements :
Ajout d’un onglet « Configuration » à la page Paiements :
Permet de définir les options du modules :
Réconciliation automatique des paiements importés :
Désactivée (par défaut) :
Même système qu'actuellement (réconciliation manuelle).
Activée :
Lors de l’importation de nouveaux paiements, si une facture correspondante est trouvée, le paiement est automatiquement attribué à cette facture.
Attention, seules les communications structurées sont prises en compte dans ce cas afin d’éviter toute confusion.
Le montant du paiement importé doit aussi être égal ou inférieur au solde de la facture.
S’applique aussi au fichiers CODA importés manuellement.
Module Rappels :
Suppression du signe « + » en fin de ligne sur le tableau des factures impayées.
Amélioration du formulaire d’envoi par e-mail des documents :
Agrandissement de la fenêtre de composition du message.
La signature HTML est désormais intégrée aux e-mails et a pour valeur par défaut la signature enregistrée dans l’onglet E-mail de la page Configuration en fonction de la langue du client.
Les adresses d’expéditeur et le nom de l’expéditeur sont modifiables et prennent pour valeur par défaut les informations enregistrées dans l’onglet E-mail de la page Configuration en fonction de la langue du client.
Lorsque l’on change la langue du document, les adresses d’expéditeur et le nom de l’expéditeur sont automatiquement modifiés et prennent pour valeur les informations enregistrées dans l’onglet E-mail de la page Configuration.
Amélioration générale du module :
Ajout d’une colonne « Dernier rappel » au tableau des factures impayées :
Reprend la date d’envoi du dernier rappel s’il y en a une.
Il est désormais possible de générer plusieurs rappels à la fois :
Ajout d’un bouton « Créer les rappels » :
Ouverture d’un formulaire permettant de créer les rappels :
Les rappels sont automatiquement créés dans la langue du client.
Les textes utilisés sont ceux définis dans la page Configuration → Onglet Rappels dans la langue du client.
La date d’envoi sera celle du jour.
Il n’est pas possible de personnaliser le texte.
Niveau des rappels :
Soit « Automatique » :
Le texte du rappel est celui du niveau le plus haut des factures sélectionnées + 1 (sauf si niveau 3…).
Le niveau de rappel des factures sélectionnées est automatiquement augmenté d’un niveau (sauf si niveau 3…).
Soit sélectionné dans la liste déroulante :
Ce niveau sera celui du texte utilisé sur tous les rappels.
Le niveau de rappel de ces factures sera automatiquement défini à ce niveau.
Il est ensuite possible de télécharger les rappels créés dans un fichier Zip ou de les envoyer automatiquement par e-mails aux clients (c’est l’adresse e-mail générale du client qui est utilisée).
Module CRM :
Ajout d’un filtre « Filtrer par créateur... » au tableau des relations commerciales.
Ajout d’un champ « Relation privée » dans le formulaire des relations commerciales :
Si cochée, la relation n’est visible que par son créateur ou les administrateurs.
Si le module Fichiers est activé :
Ajout de la gestion des fichiers liés aux relations commerciales :
Ajout d’un droit lié à cette action.
Ajout de la gestion des fichiers liés aux événements liés aux relations commerciales et aux contacts:
Ajout d’un droit lié à cette action.
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